Cómo organizar un torneo y no morir en el intento – 8 tips para nuevos organizadores

¿Tu comunidad necesita más organizadores? ¿Crees que tu organizador local no vale para nada y crees que puedes hacerlo mejor?

Probablemente en alguna ocasión hayas tenido la tentación de unirte a ese grupo de organizadores desinteresados que sólo buscan llenar ese huequecito en tu comunidad local o regional. También puede que hayas visto MSS con streamings geniales y consolas Nintendo Switch de premio y hayas dicho: “Hostia, yo también quiero hacer eso en mi ciudad”, pero estás más perdido que un Octillery en un garaje y no sabes por donde empezar.

Para ayudarte un poco, dos organizadores con amplia experiencia en España, Nati Gutiérrez (@NatiSP27) y Sufi Dhiab (@DhSufi), te dejamos con una lista de consejos para ayudarte en esta tarea titánica. ¿Empezamos?

1. Conoce tu comunidad

Normalmente, para saber el tipo de torneo que le gusta a tu comunidad, debes conocerla. Siempre diré que los mejores TO (siglas de Tournament Organizer en inglés — acostúmbrate a ellas, porque las verás hasta en la sopa) son aquellos que han tenido alguna vez una 3DS en las manos, apuntando frenéticamente notas sobre porqué ese Landorus-T llevaba Pañuelo Elegido en lugar de Chaleco Asalto.

Como organizadora, al llegar a Madrid, descubrí que lo que no funcionaba en Canarias, mi comunidad local, podría ser viable en esta nueva región; y a su vez comprobé que aquello a lo que estaba acostumbrada en las islas, no siempre tenía sentido en la meseta. Ten en cuenta las necesidades y particularidades de tu comunidad antes de hacer nada.

2. Prepárate para recibir críticas

Cuando organices un evento, vas a necesitar un buen bote de paciencia y deberás mantener una compostura ante las críticas, porque hasta los mejores organizadores tienen que lidiar con esto.

Generalmente recibirás feedbacks con sentido y cierto raciocinio, pero es muy probable que las más llamativas sean las que no tienen ningún tipo de lógica. Acepta incluso que te pueden llegar feedbacks contrarios, del estilo:

  • El torneo se desarrolló con rapidez y acabamos pronto / El torneo fue muy lento y terminamos tarde
  • El torneo era caro para los premios que ofrecía / El torneo tenía buenos premios en relación al coste de inscripción.

Sin embargo, podemos hacer una lectura mucho más real de este tipo de feedback, como por ejemplo:

  • “En torneos tan largos deberíais dar botellas de agua a los jugadores”
  • “Deberíais poner los emparejamientos en folios o en una pantalla”
  • “Hubiese preferido un torneo con/sin descanso para comer”

Valora lo que te llega, pero no dejes que te consuma ni desvirtúe tu forma de trabajar, y por supuesto, no dejes que las críticas destructivas minen tu moral.

3. Ten clara tu metodología, pero no te encasilles

Ten clara tu metodología de trabajo y planifica tu evento con tiempo. Si vas a ceñirte a los torneos oficiales de TPCi o si vas a ser un alma libre, si vas a alternar locales donde hacer torneos o vas a depositar toda tu confianza en un único proveedor, eso sólo lo puedes definir tú. Sin embargo, no seas una persona reacia a los cambios, puede que aceptarlos te ayude a ver las cosas o a hacer tu trabajo de manera más sencilla.

4. Colabora con un patrocinador o mecenas

Lo primero que nos viene a la cabeza por patrocinador o sponsor es una ayuda económica. No obstante, un sponsor no económico puede ser alguien que te dé medios y soporte logístico cuando lo necesites, como Granada Gaming, Expotaku o Ruta1 Eventos.

Aliarte a largo plazo con una entidad de este calibre te da confianza porque sabes que les tienes detrás para lo que puedas necesitar. Del mismo modo, deberás ofrecerle garantías a esa entidad de que le vas a proporcionar una imagen acorde a su marca desarrollando un evento de calidad con el que los jugadores queden satisfechos.

5. Publicita tus eventos y crea una marca

MasterCup, Bastión Pokémon, OPCataluña… todas estas entidades destacan porque son referencia en sus comunidades, se sabe quién está detrás de ellas y son fácilmente reconocibles por los jugadores. No dejes pasar la oportunidad de integrarte o crear tu propia “marca” para los eventos.

Muchos organizadores y marcas optan por crear infografías con la información de sus eventos para que circulen por redes sociales, como Twitter, Facebook y Whatsapp, lo cual les permite a su misma vez proyectar sus patrocinadores y darles más visibilidad y exposición.

Con respecto a esto último, recuerda que si sigues la normativa de eventos de TPCi, el uso de imágenes con copyright está absolutamente prohibido y, en Europa, el uso de los logos de Play! Pokémon y VGC Premier Challenge tampoco se permite (de momento). Si tienes dudas al respecto de este último punto, dirígete a algún organizador con experiencia o al propio staff de TPCi para aclararlo.

6. Apóyate en gente experimentada

A lo largo y ancho del país hay gente que sabe organizar torneos y participar de juez, ha tenido muchas experiencias y podrán aconsejarte en todo momento. Dejarte asesorar nunca está de más. 

Actualmente existen grupos de organizadores abiertos a nuevos profesores/as Pokémon que quieran comenzar su andadura. Asimismo, confía para tus eventos (al menos las primeras veces) en algún juez experimentado que pueda ayudarte a mantener un torneo limpio y sin contratiempos.

7. Continúa organizando

La práctica hace al maestro. Si comienzas a organizar torneos, no lo dejes a medias. Continúa organizando, escucha a los jugadores [pero no mucho ;)] y anota las cosas a mejorar. Una vez tienes claro cómo se realiza un torneo, los demás van saliendo solos.

Pero cuidado, no caigas en la trampa de organizar muchos torneos seguidos: sólo conseguirás saturar a la comunidad y hacerles perder el interés por jugar.

Espacia el tiempo como consideres, pero nunca viene mal dejar un mes de sequía (por ejemplo, organizando a principios de un mes y esperando hasta finales del mes siguiente)

8. Disfruta con lo que haces y no te quemes

Con el tiempo, hemos visto gran cantidad de organizadores muy buenos que acaban dejando de organizar porque se queman.

Tómate con filosofía los varapalos que puedas tener y quédate con aquellos jugadores que valoran las horas de trabajo que llevas encima y lo agradecen. Es por ellos por lo que haces este trabajo, así que absorbe y quédate con lo positivo que generen para ti.

Conclusión

Con esto termina el conjunto de buenas prácticas que podemos aportarte como TOs. Puede que esperaras otra cosa, tal vez algún consejo más concreto, como reglas o una guía paso a paso, pero me temo amigo mío, que lo que para un TO funciona, para otro puede ser un fracaso. Busca tu forma de trabajar y perfílala a tu gusto. Buena suerte ahí fuera.

PD: Granada es mía, ni se te ocurra pensar en organizar aquí. A no ser que sea un Mundial o un Regional, entonces sí. – Sufi

Deja un comentario

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!